Terug van vakantie en een volle inbox? In 4 stappen je inbox op orde!

door editor / 12 mei 2015 / Geen reacties

Misschien ben je vandaag weer terug van vakantie en is het je eerste dag weer op het werk. En zoals dat dan gaat: jawel.. een overstromende inbox… Zakt de moed je in de schoenen en wil je maar 1 ding en dat is opnieuw vakantie? Ik kan het me voorstellen. Niets is zo energievretend als een volle inbox. Dat gaat je weer een heleboel tijd kosten misschien. Maar.. dat hoeft niet… Met een beetje goede wil, besluitvaardigheid en een aantal simpele ingrepen kun je in een halfuurtje je inbox weer op orde hebben. Toegegeven, een beetje moed is er wel voor nodig, maar nooit geschoten is altijd mis. Het is een feit dat als je hetzelfde blijft doen wat je altijd deed, er nooit iets veranderd. Anders zou je namelijk helemaal geen last hebben van een volle inbox… Do or Die!!

Stap 1: selecteer alle mail die je in je vakantie ontvangen hebt. Zet ze in een aparte map die je Vakantiemail noemt.
Selecteren doe je door SHIFT in te drukken, met de rechtermuisknop de onderste en de bovenste mail te selecteren. Alle mailtjes tussen de 1e en de laatste zijn blauw geworden. Met de rechtermuisknop kan je dan slepen naar de goede map en als je de knop ‘loslaat’ kun je kiezen tussen tussen kopiëren en verplaatsen… 1 x raden welke ik aanraad om te kiezen ..:-)

Stap 2: maak een handtekening aan met de volgende inhoud
Eerst schrijf je de tekst van de mail die je aan iemand schrijft als je weer aan het werk bent gegaan en dan voeg je een handtekening in met de volgende inhoud:.Ik wil je ook laten weten dat ik alle mail die ik in mijn vakantie ontvangen heb tussen …. en …. niet per direct lees. Misschien wel helemaal niet, gezien de hoeveelheid. Mocht je een vraag hebben gesteld waar je perse een antwoord op wil, misschien kun je me dan even bellen. Dan kan ik direct een antwoord geven en spreken we elkaar ook even. De mail opnieuw sturen mag ook natuurlijk, dan reageer ik een dezer dagen zeker.
Met vriendelijke groet,

Gebruik de taal waarvan je denkt dat die het beste past bij je functie en doelgroep en pas bovenstaand bericht naar eigen goeddunken aan. ..

Stap 3: Vervang deze handtekening na een week of twee, drie nadat je van vakantie terug gekomen bent voor je normale handtekening.

Stap 4: Scan met een half oog diagonaal je vakantiemail in de twee tot drie weken nadat je terug gekomen bent en bewaar de mail in de goede map als je denkt dat dat nuttig is. Maar: beantwoordt deze mails niet, daarmee geef je een verkeerd signaal af…

Beren op de weg
‘Ja….. maar….’, ik hoor het iemand al zeggen. “Is dit niet heel erg klantonvriendelijk?” Nou, wat mij betreft niet hoor. Ik heb liever dat ik weet waar ik aan toe ben dan dat ik eindeloos op een antwoord moet zitten wachten zonder dat ik weet wat er aan de hand is. Nu kan ik zelf bepalen of mijn vraag nog steeds een antwoord behoeft. En kan ik dus mijn vraag opnieuw sturen in de wetenschap dat er dan wel een reactie komt. Uiteindelijk wil ik iets van iemand, en zal ik daar soms ook een beetje harder mijn best voor moeten doen, maar dat vind ik niet erg.Ik hoop dat ik je hiermee op een idee heb gebracht. Ik ga het in ieder geval zelf wel doen als ik er even niet ben. En dat is vanaf morgen. De 19e ben ik er weer en lees dan mijn mail weer.

Tot de volgende keer AND HAVE A GOOD DAY!!

Bekijk mijn LinkedIn paginaTweet deze mailVolg mij op TwitterFacebook: vind ik leuk