Van heavy user naar email -arm samenwerken en communiceren

door editor / 25 maart 2015 / Geen reacties

Emaill overload veroorzaakt stress en werkdruk, het vertraagt soms de werkprocessen en draagt vaak niet bij aan warme arbeidsrelaties. Daarom organiseerden we onlangs een Inbox Challenge. Ik vroeg Erik van der Veen, een gewaardeerde opdrachtgever van mij naar de manier waarop hij een stressvolle en werkdrukverhogende  maillcultuur in relatief korte tijd transformeerde naar een verbindende en op vertrouwen gebaseerde manier van samenwerken en communiceren. Dit is wat hij ons vertelde in het afsluitende webinar van de inbox challenge.

Erik van der Veen is manager eenheid Beheer en Onderhoud van gemeente Apeldoorn en mede verantwoordelijke voor de realisatie van Werkgebouw Zuid dat is ingericht conform Het Nieuwe Werken. Binnen een klein jaar van een notoire veelmailer die van ’s morgens vroeg tot ‘s avonds laat mail aan het uitzetten en beantwoorden was, naar een emailarme manier van samenwerken en communiceren.

Waarom wilde je dat eigenlijk?
Erik: ‘Ik was het zat. Ik zag dat het niet meer effectief was. Er werd geklaagd over werkdruk en stress. Ik zag de mensen die onder mijn verantwoordelijkheid vielen minder dan ik wilde. Reden? Geen tijd. Dat is natuurlijk gek. We mailen omdat we geen tijd hebben en we hebben geen tijd omdat we zoveel mailen. Ik vond het een onbevredigende manier van werken die ook gevoed werd door de manier waarop ik met mijn secretaresse samenwerkte. Beiden waren we gericht op controle. En dan is e-mail een funest middel.’

Wat heb je als eerste gedaan?
Ik ben begonnen met het laten weten aan iedereen dat ik geen cc meer wilde ontvangen. En dat ik cc berichten ook niet lees. Ik heb iedereen laten weten dat ik er van uit ga dat mensen eerst zelf het gesprek face tot face met elkaar aangaan als er dingen spelen en dat ik pas betrokken wil worden als het echt nodig is. Ik wil niet betrokken worden via de email maar ik wil uitgenodigd worden voor een gesprek. Het team Binnen de eenheid  hebben/maken we heldere afspraken over wanneer we welke communicatiemiddelen gebruiken. Als face tot face contact niet direct lukt, gebruiken we what’s ap of bellen met elkaar. Nu Het Nieuwe Werken verder geoptimaliseerd gaat worden, zullen we ook meer andere communicatiemiddelen gaan gebruiken.’

Weerstand?
Natuurlijk was die er. Maar gelukkig ook een grote groep die graag mee ging. Het effect is merkbaar; er zit minder druk op de ketel, medewerkers ervaren minder stress terwijl er toch op een effectieve manier (misschien wel effectiever) resultaten worden geboekt.’

Contact?
De kwaliteit van het contact is toegenomen. Doordat we meer rechtstreeks met elkaar communiceren gaan zaken soms sneller, soms langzamer, maar het gebeurt wel meer vanuit vertrouwen en verbinding? ‘

Tijdwinst?
‘De winst als het gaat om tijd laat zich moeilijk meten. Veel e-mailen kost veel tijd, maar persoonlijk overleg en face to face contact ook. De manier waarop je contact hebt is beter en fijner. Dat is de grootste winst, naast de verminderde gevoelens van werkdruk.’

Managing bij walking around ‘
Ik loop nu veel en bespreek op de werkvloer veel meer zaken die anders via de mail zouden zijn gebeurd. Ik ervaar daardoor zelf veel meer rust omdat ik niet meer een overvolle inbox in mijn nek voel hijgen. En doordat ik veel meer rust ervaar, heb ik ook veel meer aandacht voor de medewerkers tijdens de gesprekken die ik met ze heb. Meer rust, meer aandacht, meer kwaliteit. En daar ben ik en de mensen waar ik veel mee werk, erg blij mee.’

Dank je wel Erik, een duidelijk verhaal. Voorleven doet volgen.

Geïnspireerd? Doe mee met onze Inbox Challenge. Gewoon…. om de boel eens een beetje op te schudden..
Hier kun je je aanmelden.