5 redenen waarom plannen bij jou niet werkt

door webredactie / 06 juli 2017 / Geen reacties

Eigenlijk weet je dat plannen een onmisbare vaardigheid is. Maar hoe komt het dat een gemaakte planning bij jou steeds in de soep loopt? De volgende vijf tips zorgen ervoor dat plannen wel werkt.

Heb jij ook meer te doen dan past in de beschikbare tijd? Loopt je planning daardoor vaak verkeerd? En leidt dit ertoe dat je concludeert dat plannen voor jou niet werkt? Dan bevind je je in een groot gezelschap van mensen die opgehouden zijn met plannen. Zij gebruiken nog maar nauwelijks hun agenda.

Dat is jammer, want een planning kun je ook zien als een vaardigheid die valt te leren. Daarbij kun je actief agendabeheer gebruiken om de output te realiseren die je wilt. Dus, leer goed plannen en krijg een reële kijk op wat haalbaar is op een gemiddelde werkdag. Het gevolg is dat je tevredener naar huis gaat.

Tips voor plannen en organiseren

1. Wees op je hoede voor het woordje ‘even’

Onze ambitie heeft vaak weinig te maken met onze realiteitszin. Zo zijn mensen van nature optimistisch van aard. Dat is een goede zaak als je beseft hoe snel we onze berenvellen en knotsen ontgroeid zijn. Maar het heeft ook een groot nadeel, want we houden daardoor aan het eind van de dag een hoop taken over. En dat komt uitsluitend doordat we regelmatig tegen onszelf roepen dat we iets wel ‘even’ doen.

Het woordje ‘even’ is funest voor onze realiteitszin. Denk je bij een klus die aan komt waaien dat je die wel even doet, dan is het tijd om op je hoede te zijn. Vraag jezelf dan eerst drie keer af hoeveel tijd het je gaat kosten, of het werkelijk nodig is en of het per se nu moet gebeuren. Of misschien wil je juist iets doen om iets anders dat je minder leuk vindt niet te hoeven doen; uitstelgedrag in een ander jasje dus.

2. Houd altijd rekening met het onverwachte

Het leven is niet altijd maakbaar en je werk dus ook niet. Je kunt er vergif op innemen dat er elke dag dingen gebeuren die je niet had voorzien en dus eigenlijk ook niet in je agenda passen. Houd daarom altijd een gedeelte van je werkdag ‘open’. Hoeveel dat is, hangt af van je functie en je taken.

Voor secretaresses geldt dat zij 80 procent van hun werkdag bezig zijn met onverwachte dingen. Daarvan wisten ze nog niet toen ze ’s morgens op kantoor kwamen. Voor andere functies is een gemiddelde van 40 procent van de werkdag gebruikelijk. Wat voor jou gangbaar is, daar kom je alleen maar achter door tijd te reserveren voor dit soort zaken. Learning by doing!

3. Reserveer voor nieuwe taken twee keer zo veel tijd

Alle nieuwe taken kosten twee tot drie keer zo veel tijd als de taken die je al vaker hebt gedaan. Pas na een aantal keren kun je beoordelen hoeveel tijd je er ongeveer voor nodig hebt. Als je iets voor de eerste keer doet, dan reserveer je dus twee keer zo veel tijd dan je in de eerste instantie denkt nodig te hebben. Het is beter dat het meevalt, waardoor je tijd overhoudt voor andere extra taken. Het andere uiteinde is dat het tegenzit en je in tijdnood komt, omdat je deadlines hebt die je moet halen.

4. Laat je niet afleiden bij concentratietaken

Stel dat je met een concentratietaak bezig bent en om de vijf minuten wordt onderbroken. Dan ben je al gauw drie keer zo veel tijd kwijt. Maak daarom een onderscheid tussen taken die je tussen neus en lippen door doet en taken waarvoor je echt even moet gaan zitten.

Zorg ervoor dat je bij dit soort taken niet onderbroken kunt worden. Dat is onder meer mogelijk door een concentratiewerkplek op te zoeken of je te verstoppen je in de lege werkkamer van een collega aan het eind van de gang. Je kunt dit soort werkzaamheden daarnaast af en toe thuis plannen.

5. Zeg wat vaker ‘nu even niet’

Deze tip kan natuurlijk niet uitblijven. Je kunt nog steeds servicegericht zijn als je op een vraag of je iets wilt doen, antwoordt met: ‘Natuurlijk wil ik dat voor je doen. Ik maak wel eerst dit even af en ga daarna met jouw vraag aan de slag. En misschien wordt het morgen.’ Vergeet daarbij niet dat je altijd meer onderhandelingsruimte hebt dan je denkt.

Ben je het niet gewend om dit te doen? Start er dan mee bij collega’s die je vertrouwt en goed kent. Ook kun je ermee oefenen bij kleine taken waarvan je weet dat ze wel even kunnen wachten. Als je eenmaal merkt dat anderen dat prima vinden, dan wordt het steeds makkelijker om je comfortzone een beetje op te rekken. Voortaan kun je het ook doen bij andere collega’s die grotere klussen bij je neerleggen.

Voor het plannen van je bezigheden thuis gelden overigens dezelfde principes. Als je de hele dag of avond volplant met activiteiten of zorgtaken, dan loop je voortdurend de feiten aan. Daarbij kan en mag niets misgaan, omdat je hele planning anders in de war wordt geschopt. Inmiddels weet je dat het ook anders kan.