10 geheimen van efficiënt e-mailen

door webredactie / 10 april 2015 / Geen reacties

E-mail kan zorgen voor een tijdsbesparing. Daarvoor is het wel belangrijk dat je dit communicatiemiddel op de juiste manier inzet. Hoe maak je van e-mail een van de meest effectieve productiviteitstools?

E-mail is een probleem in de meeste organisaties waar ik kom. Omdat er te veel van is, omdat het de haastcultuur bevordert of omdat het de werkdruk verhoogt. Al die berichten schreeuwen om aandacht, terwijl aandacht geven natuurlijk tijd kost. En tijd, daar ontbreekt het veel medewerkers aan.

Stel je eens voor dat je inbox helemaal onder controle is. Daardoor lukt het je om je met volle aandacht te richten op je werkzaamheden. Het gevolg is dat je aan het eind van de werkdag tevreden kunt terugkijken. In dit artikel verklap ik twaalf verschillende manieren waarop je dit voor elkaar krijgt.

Efficiënt e-mailgebruik

1. Schakel waarschuwingen bij nieuwe e-mail uit

Het geluidje bij een nieuw bericht haalt je uit je concentratie, ook al denk je misschien dat dit niet zo is. Schakel je waarschuwingen uit en kijk het eens een weekje aan. Zo lang heb je ongeveer nodig om af te kicken. Daarna wil je niet anders, dat weet ik zeker. Check in plaats daarvan je e-mail een paar keer per dag en reserveer dan ook echt tijd om direct berichten af te tikken die om een korte afhandeling vragen.

2. Gebruik de onderwerpregel op de juiste manier

De tekst in de onderwerpregel bepaalt of de ontvanger doorleest. Je hebt maar één kans voor een eerste indruk en dat geldt ook voor e-mail. Zorg er dus voor dat die indruk klopt. Als je bericht over iets compleet anders gaat dan wat de onderwerpregel belooft, haken veel mensen af. Wees daarbij specifiek: ‘Laatste stand van zaken contractonderhandeling Nike’ zegt veel meer voor de ontvanger dan alleen ‘Update’. Een lege onderwerpregel of gewoon zoiets als ‘Hallo’ is uit den boze. En als je een bericht doorstuurt, wees er dan ook zeker van dat het onderwerp van enig nut is voor de ontvanger.

3. Stop met heen en weer mailen

Sommige discussies via e-mail kabbelen maar voort. Daarbij maken nieuwe berichten de verwarring alleen maar groter. De oplossing is echter simpel. Zo kan een telefoongesprek van twee minuten vaak meer verheldering brengen dan een e-mail van twee A4’tjes. Vergeet daarbij niet dat het vooral gaat om de inhoud van de communicatie en niet om de vorm.

4. Beperk het aantal CC-berichten

Het versturen van CC-berichten geeft jezelf vaak een goed gevoel. Maar wie moet echt een CC ontvangen? En is het duidelijk wat jij van die personen verwacht? Ten slotte: hebben zij dezelfde ideeën over de status van zo’n bericht? Stel jezelf deze vragen voordat je iemand toevoegt aan het CC-veld.

5. Zet het belangrijkste bovenaan

Heb je een lange e-mail geschreven over een onderwerp waar je echt antwoord op moet krijgen? Zet dan de belangrijkste boodschap bovenaan. Dan hoeft de ontvanger niet eerst door het hele bericht te worstelen. Gebruik daarbij opsommingstekens of genummerde alinea’s voor je vragen of opmerkingen. Dat maakt het voor de ontvanger een stuk makkelijker om te antwoorden.

6. Stuur zelf minder e-mail

De snelste manier om minder e-mail te ontvangen, is door zelf minder te sturen. Loop even langs of spaar je vragen op voor een lunch- of belafspraak. Je kunt daarnaast een kop thee of koffie met iemand gaan drinken. Dat heeft ook een positieve invloed op de onderlinge verhoudingen.

7. Bij twijfel niet doen

Heb je ook maar een beetje twijfel bij het versturen van een e-mail? Bijvoorbeeld over de tone of voice of de gevoeligheid van het onderwerp? Verstuur hem dan niet! Bespreek gevoelige onderwerpen bij voorkeur in een persoonlijk gesprek of over de telefoon als dat echt niet mogelijk is. En natuurlijk: schrijf nooit iets in een e-mail dat je niet tegen iemand zou durven of willen zeggen.

8. E-mail is geen tool voor projectmanagement

E-mail is niet bedoeld als tool voor het managen van projecten. Doe dan ook niet alsof dat wel het geval is. Er zijn genoeg andere hulpmiddelen beschikbaar die dat prima kunnen.

9. Leer je collega’s kennen

De kans is vrij groot dat je een vaste groep van collega’s vaak mailt. Het is verstandig om hun persoonlijke werkstijlen te leren kennen. Hebben ze een voorkeur om bepaalde onderwerpen per e-mail af te handelen? Checken ze hun e-mail op vaste momenten of de hele dag door? Hebben ze een voorkeur voor andere communicatiemiddelen? En welke CC-berichten willen ze wel of niet ontvangen? Als je hun voorkeuren kent, is het ook makkelijker om hen te laten weten wat je zelf prettig vindt.

10. Gebruik regels en filters

Als je een vaste onderwerpregel maakt voor een bepaalde groep collega’s die je in bepaalde situaties mailt, is het slim om een regel aan te maken. Daardoor kun je bepaalde mail sneller in een vaste map terecht laten komen. Regels noemen we dat in Outlook en filters in Gmail en andere toepassingen.

Wil je meer handige functies leren in Outlook? Volg dan de videotraining De 10 meest efficiënte toepassingen in Outlook.