Onlangs had ik een gesprek met Erik Makkinga, Hoofd Projectmanagement Regio Noord-Oost van Bouwfonds Ontwikkeling.

Erik heeft – in het kader van werken met aandacht – samen met 7 andere leden van de vereniging LIDO*) een themadag over Benedictijns Timemanagement van Het Betere Werken gevolgd. Na afloop was hij zeer enthousiast en is heeft hij direct de vertaling gemaakt naar zijn eigen werk. Ik ben benieuwd naar zijn ervaring en bel hem voor een afspraak. Niet lang daarna spreken we elkaar..

Erik vertelt dat hij tijdens de workshopdag moest terugdenken aan de eerste week na de geboorte van zijn oudste dochter. Ze hadden een degelijke, ouderwetse kraamverzorgster die het belang van de drie R’s benoemde: Rust, Reinheid en Regelmaat. Deze drie R’s zijn in je werk ook belangrijk vindt hij. Volgens hem is het belangrijk om regelmatig je rustmomenten te nemen omdat je de boog niet voortdurend de boog gespannen kunt houden. In deze ontspanning neem je afstand van de materie en kun je weer tot nieuwe inzichten komen.

Reinheid staat voor een opgeruimd bureau en een opgeruimd hoofd zodat je niet wordt afgeleid en je geconcentreerd en met aandacht kunt werken. Hij merkt dat voor hem een zekere regelmaat in een werkdag letterlijk en figuurlijk goed werkt: een bepaalde structuur met een vast begin en een vaste afsluiting. Dit geeft overzicht en zorgt ervoor dat je lekker kunt werken. En daarnaast weet hij; wat vandaag niet gebeurt, krijgt morgen tijd en aandacht.

Inmiddels groeien zijn twee kinderen op in een snelle wereld met veel prikkels. Hij vindt zijn dochter regelmatig voor de televisie, met een laptop op schoot, een mp3 speler in het oor terwijl ze huiswerk aan het maken is…. Lange tijd heeft hij dan ook de wens gehad om ook zoveel dingen tegelijk te kunnen doen. Dat zou toch veel efficiënter zijn? Totdat hij het boek Benedictijns Timemanagement van Denise Hulst tegenkwam. Het intrigeerde hem en organiseerde er een themadag over. Nu past hij de principes toe in zijn werk en merkt de resultaten.

Met aandacht werken betekent voor Erik de tijd nemen. Hij vertaalt dit in ‘op tijd beginnen’, ‘op tijd eindigen’ en ‘goed voorbereiden’. Hij zorgt dat hij de tijd heeft voor de zaken die hij zich heeft voorgenomen. Dit betekent ook dat hij realistisch plant en zorgt voor voldoende tussenruimte.

Met aandacht werken levert Erik meer rust en tijd op. Hij is stabieler geworden.

Naar eigen zeggen heeft Erik het ‘knetterdruk’ maar sinds hij de principes van Benedictijns Timemanagement toepast levert het hem rust én tijd op. Dat klinkt misschien vreemd maar doordat hij zijn werk goed organiseert en plant heeft hij een helder beeld van wat hij wel en niet aankan. Hij kan nu onderbouwd ‘nee’ zeggen. Dit levert tijd op, tijd voor de zaken die hij al heeft afgesproken en toegezegd. Erik is daardoor een betrouwbaardere collega geworden: als hij iets toezegt dan doet hij het ook, maar hij zegt nu ook duidelijk wanneer iets niet kan. Zoals hij zelf zegt: ‘elk uurtje kan ik maar één keer besteden’. Hij overziet alles beter en kan vanuit rust reageren; hij is stabieler geworden.

Voorheen kwam het nog wel eens voor dat Erik een belangrijke vraag die tussendoor kwam toch oppakte. Het gevolg hiervan was dat hij werk, dat hij al had toegezegd, liet liggen, waarmee hij een ander dupeerde. Hij zette de ander als het ware op de tweede plaats. Erik vindt dit ‘niet netjes’. Nu is hij trouw aan zijn afspraken en doet hij wat hij heeft afgesproken.

Ook  heeft hij  zich helemaal gestort op het plannen in taakblokken en heeft afscheid genomen van zijn oude takenlijst. Voorheen stonden er allerlei klussen op zijn takenlijst en dacht hij regelmatig: ’Oh, morgenmiddag heb ik mooi even de tijd om dat te doen. De volgende middag bleek er regelmatig weer iets tussen gekomen te zijn waardoor hij ‘daar toch niet aan toekwam. Nu zet hij een taak direct in zijn agenda, zodat hij zeker weet dat hij het ook kan doen. Dit werkt prima,  al blijkt het niet altijd makkelijk om goed in te schatten hoeveel tijd hij voor een taak moet reserveren. Soms is er meer tijd nodig en soms minder. Om dit te ondervangen zorgt Erik voor voldoende tussenruimte. In zijn agenda staat dan: ‘werkzaamheden kantoor, geen afspraken plannen’. Als het enigszins mogelijk is blokt hij zo twee dagdelen per week. Daarnaast heeft hij in de ochtend altijd een half uur vrije ruimte voordat hij om 9 uur een afspraak heeft. Rond de lunch heeft hij ook altijd weer een vrij uurtje om kleine zaken af te handelen of eens even bij iemand langs te lopen. Deze manier van werken geeft hem rust; zijn hoofd is leeg zodat hij gefocust kan werken. Doordat hij er echt de tijd en rust voor neemt kan hij ook vrijer en breder denken en alle facetten gelijk meenemen. Daardoor doet hij zijn werk nu vaak in één keer goed.Dit blijkt veel efficiënter te werken dan voorheen… En hij hoort nu eigenlijk nooit meer: ‘Erik, je had me wat toegezegd, waar blijft het?’ of ‘Heb je daar en daar wel aan gedacht?’

Wat heb je als mens nu nodig om met aandacht te gaan werken? Volgens hemis discipline het allerbelangrijkste. Je hebt de discipline nodig om al je werk ook echt in je agenda te plannen en vervolgens de discipline om te doen wat je hebt voorgenomen. Daarnaast zijn een opgeruimd bureau en een opgeruimd kantoor nodig, zodat je niet wordt afgeleid door de spullen om je heen. Tenslotte moet je ook in staat zijn om je af te sluiten voor de geluiden om je heen. Als je dit onvoldoende kunt en je hebt echt een belangrijke klus te den die al je aandacht vraagt,  zoek dan even een rustige plek waar je kunt werken.

Door met z’n allen met aandacht te werken wordt een organisatie menselijker!

Wanneer een hele organisatie vanuit rust en met aandacht zou werken dan zouden de zaken sneller en efficiënter – met minder fouten – worden afgehandeld. Je zou dus met hetzelfde aantal mensen meer werk kunnen verzetten. Volgens Erik zou een organisatie ook veel menselijker worden. Enerzijds omdat er in de rustmomenten tussen de taakblokken veel meer ruimte is om aandacht aan elkaar te geven. Anderzijds doordat afspraken echt worden nagekomen. Een man een man, een woord een woord. Mensen kunnen dus op elkaar bouwen! En zo niet dan is er een sfeer nodig waarin de mensen elkaar daarop kunnen aanspreken.

Binnenkort gaat er in de regio Noord-Oost een pilot voor Het Nieuwe Werken draaien. In de pilot wil de regio een aantal zaken realiseren: met meer plezier werken, meer samenwerken, makkelijker kennis overdragen en vergroten van de efficiency. Naar het idee van Erik passen de principes van Benedictijns Timemanagement uitstekend bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Hij pleit ervoor om in deze pilot niet alleen aandacht te besteden aan de kantoorinrichting en de ICT-middelen maar vooral ook aan houding & gedrag. Om met elkaar te gaan werken vanuit rust en aandacht, zodat de doelstellingen van de pilot ook worden gerealiseerd.

Ingrid van Dijk – trainer en coach voor Het Betere Werken.

——–

*) LIDO (Leiders in Duurzame Ontwikkeling) is een vereniging van ervaren leiders die deelnamen aan het persoonlijk ontwikkelings-traject ‘De Essenties van Leiderschap’, van het bureau B-dare. Deze vereniging organiseert 2 maal per jaar een themabijeenkomst.