In steeds meer bedrijven gaat men over op Het Nieuwe Werken waarbij men gebruikt maakt van flexibele werkplekken en werktijden. Hoewel dit systeem veel voordelen kent, heeft het voor velen als groot minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Dat kan lastig zijn als je bureau is bedolven onder de papieren. Hier lees je hoe je te werk gaat.

Zo maak je je bureau en ladeblok leeg:

1)   Afhankelijk van jouw kantooromgeving behoud je een geringe hoeveelheid ruimte voor jouw spullen. Vaak is dit een plank in een kast en een kluisje voor persoonlijke spullen. Wellicht heb je het geluk een rolkoffer of iets dergelijks te krijgen voor je kantoorspullen. Mocht dat niet het geval zijn, stop dan een paar pennen in je tas en lever je overige kantoorartikelen in bij het secretariaat of magazijn. Je nietmachine, perforator, typex, plakband en paperclips gebruik je waarschijnlijk toch amper meer. Ook stapels kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen kun je weer inleveren bij het magazijn.

2)  Stop foto’s en andere persoonlijke zaken ook in je tas en neem ze mee naar huis. Daarvoor in de plaats kun je natuurlijk wel zorgen voor enkele digitale foto’s in je PC.

3)  Heb jij een grote stapel postbakjes op je bureau staan die stof staat te vangen? In je postbakjes hoort zich je werkvoorraad te bevinden, dus de stukken waar je nu mee aan het werk bent/moet.

Maak de stapel helemaal leeg en maak bijvoorbeeld de volgende bakjes:

IN                     Voor nieuwe post. Vraag al je collega’s hier nieuwe documenten en dergelijke in te stoppen.

ACTIE                Alle zaken waar je iets mee moet, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes, enzovoort.

WACHTEN          Papieren waar je nu niet mee verder kunt, omdat je wacht op een reactie of aanvulling van een ander. (Dus niet omdat je zit te wachten tot je er zelf zin in krijgt.)

ARCHIVEREN      Afgehandelde post die je moet opbergen. Wacht tot je een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.

UIT                   Bijvoorbeeld voor te versturen post.

Voorzie de bakjes van duidelijke labels en vul ze met de bijbehorende papieren. Je stapel postbakjes kun je aan het einde van je werkdag op je boekenplank zetten.

4) Wellicht zit jouw beeldscherm onder de post-its of is jouw werkplek bezaaid met notities. Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem voor al jouw taken en notities. Je kunt kiezen voor een digitale to-do lijst in bijvoorbeeld Outlook of voor een papieren to-do bloc. Het kiezen voor een digitaal systeem heeft in deze tijden wel de voorkeur aangezien je je takenlijst dan altijd overal paraat hebt. Nu rest je nog het wegwerken van je papieren. Hier zijn enkele tips om snel door je stapels heen te komen:

5) Overleg met je collega’s of er op de afdeling een centrale plek kan komen voor naslagwerken zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren.

6)  Maak afgeronde (klanten) dossiers compleet en stuur ze naar het centrale archief.

7)  Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen. Je hoeft de papieren versie dus niet meer te bewaren.

8)   Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je nu weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen, enz.

Wat overblijft zijn de dossiers en stukken waar je nu mee werkt. Waarschijnlijk zijn ook deze grotendeels digitaal beschikbaar en hoef je nog maar weinig op papier te bewaren. Zo past de rest gemakkelijk op je plank!

14 mei 2012, Annemiek Tigchelaar, Top Orde/Het Betere Werken

Herken je dit? Van die momenten waarop je te veel wilt en moet. Je bent gehaast, de tijd vliegt en het leven snelt je voorbij. Je denkt dat je het alleen maar kunt beheersen door harder te werken of je denkt dat als je harder werkt er wel een moment zal komen om uit te rusten. Maar als je niet uitkijkt, is het resultaat eerder dat je uitgeput raakt en minder productief wordt.

Een Chinees spreekwoord luidt: ‘Als ik het erg druk heb, ga ik even zitten‘.

Als je merkt dat de drukte met je op de loop gaat zou je dat eens kunnen toepassen. Je kunt heel eenvoudig een kop thee nemen of een paar keer diep in- en uitademen. Of je staat even op van je bureau en maakt een ommetje door het gebouw. Als je weer ontspannen bent kun je slagvaardiger verder en weet je sneller besluiten te nemen. Bovendien valt je, juist door even afstand te nemen, vaak een bruikbaar idee in. Dan zie bijvoorbeeld ineens de goede aanpak voor je, waar je de hele middag al naar zocht.

Kijk eens twee weken terug in je agenda en neem jouw dag- en weekindeling onder de loep. Voorziet deze in voldoende balans tussen spanning en ontspanning? Ga eens op zoek naar een ‘ademende structuur’ waarin er  een natuurlijke afwisseling is tussen in- en uitademen. Zorg voor voldoende pauzes en momenten van reflectie. Je bouwt de momenten van ‘even zitten’ als het ware in.

1 mei 2012, Ingrid van Dijk – Beddingwerk/Het Betere Werken

Besteed ik daar dan zoveel tijd aan? Dat valt heel erg mee. Het opzetten van een goed systeem kost inderdaad tijd. Maar het onderhouden juist vrij weinig, in ieder geval veel minder dan wanneer je werkt zonder (een goed) systeem. Daarnaast krijg je er overzicht en structuur, en daardoor rust, voor terug.

Veel te vaak kom ik zelfstandig ondernemers tegen die zeer kundig zijn op hun eigen vakgebied (of niet), maar totaal geen kaas gegeten hebben van de administratieve organisatie van hun bedrijf. Een schoenendoos met bonnetjes wordt eenmaal per kwartaal of jaar naar de administrateur gebracht, samen met een stapeltje bij elkaar geraapte papieren. Met het idee: administratie is puur een noodzakelijk kwaad, wat je zoveel mogelijk uit handen moet geven.

Ik zie dat anders, een goed opgezette bedrijfsadministratie geeft overzicht en daarmee handvaten voor je bedrijfsvoering. Je moet toch weten wat de hoogte van je investeringen zijn, wanneer je debiteuren hun rekeningen betalen en hoeveel geld je voor de fiscus opzij moet zetten? Of waar je die VAR verklaring en dat belangrijke dossier gelaten hebt? Zeker in deze tijden van economische achteruitgang moet je monitoren om snel te kunnen anticiperen en daarmee het hoofd boven water te houden.

Daarnaast bespaart een geordende administratie en werkplek natuurlijk zeeën van tijd. Want hoe vaak gebeurt het niet dat je een half uur op zoek bent naar een specifiek formulier, met het idee: ‘ik had het toch ergens neergelegd…?’ Als je die tijd nou eens zou besteden aan het ordenen van je administratie!

Er is ook een keerzijde van een goed geordende administratie. Als we het allemaal zelf gaan doen, nemen we de administrateurs een hoop werk uit handen. Waardoor deze (vaak kleine) ondernemers misschien zelf over de kop gaan. En daar is onze economie dan weer niet bij gebaat. Werkplekchaos dus in stand houden ten behoeve van onze economie? Ik dacht het niet!

Vandaar mijn oproep: “Ondernemers: organiseer uw werkplek!”

Marleen Holtkamp, Montas Ordening en Coaching/Het Betere Werken, 18 april 2012

“Ach ja, de jeugd van tegenwoordig”, denk ik dan. Ik kom nog uit de tijd van vóór de mobiele telefoon. Sterker nog, de vaste telefoon gebruiken was nog iets wat je niet zomaar deed. Je vroeg als kind met knikkende knieën bij een vriendinnetje thuis of je de telefoon mocht gebruiken om naar huis te bellen om te vertellen dat je bleef spelen. Soms kreeg je nog “ nee” als antwoord ook. Je kon best even naar huis lopen om het daar te vertellen. Bij mij dus geen identiteitscrisis als ik even niets van familie of vrienden hoor.

Wat ik leuker vond, was het feit dat ze verderop inging in het feit dat ze zo ontzettend veel gedaan had gekregen, nu haar telefoon niet continu haar aandacht vroeg met berichtjes, telefoontjes en van die leuke afleidende applicaties. Citaat: “In mijn ongestoorde uurtjes had ik een concentratieniveau bereikt waarin ik moeiteloos de ene na de andere klus had afgemaakt.” Om 3 uur was ze al klaar in plaats van om 5 uur. En met een voldaan gevoel.

Kijk, nu hoor je het eens van een ander: zet die telefoon eens een tijdje uit als je veel werk hebt. Een goede haan kraait twee keer. Je zult merken dat het leven doorgaat en dat je verbazingwekkend weinig belangrijks gemist hebt.

Carla van Wees, Het Betere Werken/, 5 april 2012

Maar ja, je moet wat. En gelukkig kom ik over het algemeen met mensen in gesprek die wel door zo’n klein foutje heen kunnen kijken en desondanks nieuwsgierig zijn naar wat zo´n werkplektrainer dan eigenlijk wel doet.

Toch knaagt het al tijden. Natuurlijk zijn er een hoop namen de revue gepasseerd, waaronder de efficiencyspecialist, de timemanagementcoach en de chaosbuster. Ik kreeg er jeuk van.

Glijbaan

Het mag wel wat leuker, sexier, meer tot de verbeelding sprekend. In Utrecht Overvecht heeft bijvoorbeeld een ontwerpbureau vorig jaar een glijbaan langs een grote stationstrap gebouwd.

Deze doodnormale glijbaan kreeg de naam Transfer versneller en heeft daarmee wereldwijd het nieuws gehaald, tot China aan toe! En de stratenmaker geniet dankzij Cup-a-soup tegenwoordig ook heel wat aanzien als trottoirmanager.

Tja, dat zijn grote schoenen om te vullen! Maar aangezien ik geen professioneel marketingteam achter me heb, evenmin als een budget van een paar ton, mag de lat wel ietsje lager. Zolang het maar leuk is en zijn doel dient.

Verloskundige

Inmiddels kan ik u geruststellen: na weken van brainstormen ben ik nog steeds werkplektrainer. Maar voor een van mijn specifieke doelgroepen, moeders die na hun verlof weer aan de slag gaan, ga ik van nu af aan door het leven als de Werkdrukverloskundige.

Daar waar de normale verloskundige aanstaande moeders bevrijdt van die enorme druk tijdens de bevalling, verlost de werkdrukverloskundige jonge moeders van die enorme werkdruk die na de kraamtijd kan ontstaan. Rust, Reinheid en Regelmaat in je werk!

Of ik geslaagd ben in mijn poging om mijn beroep wat sexier te maken, betwijfel ik uiteindelijk. Maar het woord werkdrukverloskundige ziet er in het Chinees wel heel spannend uit: 工作量助产士. Dus wie weet maak ik daar nog een kansje in de media!

Marleen Holtkamp, Montas Ordening & Coaching / Het Betere Werken, 23 maart 2012

Ik dacht toch dat we het erover eens waren dat multitasken helemaal niet productief is, omdat je continu aan het schakelen bent tussen twee of meer aandachtsgebieden, wat tijd kost? En dat je gebrek aan focus op één onderwerp ook de kwaliteit van je werk niet ten goede komt?

Toch kan het gebruik van meerdere schermen wel heel handig zijn.

Bijvoorbeeld als je een artikel aan het schrijven bent en allerlei bronnen raadpleegt daarbij. In plaats van telkens schakelen tussen allerlei programma’s of teksten, zet je de boel naast elkaar open. Natuurlijk verhoogt dat je productiviteit!

Het is al heel handig om een breedbeeldscherm te hebben, omdat je dan twee programma’s naast elkaar open kunt zetten. Bij meer wordt het al gauw gepriegel en onoverzichtelijk en kun je beter via alt-tab schakelen tussen alles wat je open hebt staan, maar dat kost wel meer tijd dan je hoofd draaien naar een tweede beeldscherm.

Eén van de gebruikers die in het artikel van de New York Times aan het woord komt, heeft echter één scherm in gebruik voor zaken als Twitterfeeds en nieuwsberichten. Nou kan het best zijn, dat het volgen daarvan tot je werkzaamheden behoort, maar voor de meeste mensen geldt toch, dat je er alleen maar door wordt afgeleid van je eigenlijke werkzaamheden.

Meerdere beeldschermen handig? Zeker! Maar denk wel even na welke programma’s je open zet.

Carla van Wees,  Het Betere Werken, 5 maart 2012

“Dat kan niet gezond zijn”, was mijn eerste gedachte. Vervolgens heb ik gezocht naar waar het woord vandaan komt. Ik kende de term uit rugby natuurlijk, maar zocht de link naar HNW. Op Wikipedia vond ik uitleg over “scrum” in de ontwikkeling van software. Het betekent niets meer of minder dan dat er niet wordt afgewacht of de vorige fase van een project afgelopen is, maar er wordt tegelijkertijd gewerkt aan verschillende onderdelen en daarvoor moet intensief samengewerkt worden.

Tweede gedachte: “Wat heeft dat met Het Nieuwe Werken te maken?” Volgens mij niets. Dit kan in iedere werksituatie gedaan worden. Sterker nog, met z’n allen in een kamertje is volgens mij “klassiek” werken.

En waarom lange dagen maken? Dat heeft toch niets met effectiviteit te maken? Als je zo hard moet hollen om het op tijd af te krijgen, heb je iets fout gedaan met plannen.

Het zal ook niet voor elk project geschikt zijn. Ik hoorde laatst mijn man nog proberen duidelijk te maken aan een klant dat je met één vrouw een baby krijgt in negen maanden, maar dat dat niet wil zeggen dat je met negen vrouwen met een maand een baby hebt.

Het is op zich natuurlijk een prima methodiek om snel resultaat te behalen met een team, maar in de vorm van TNO lijkt het me ongezond en de link met HNW zie ik niet.

Ik loop nog niet warm voor “scrum” als vorm van HNW. Jij wel?

Carla van Wees, Het Betere Werken, 24-1-2012

Uit hersenonderzoek blijkt, dat intuïtie en creativiteit in de rechterhersenhelft te vinden zijn en plannen en organiseren in de linkerhersenhelft.

We gebruiken die hersenhelften allebei tegelijk, maar het is ook gebleken dat de ene persoon meer de rechterhelft gebruikt en een ander meer de linker. Met alle uitersten en gradaties die er mogelijk zijn.

Het is dus niet zo, dat als je als creatieveling je linkerhersenhelft gaat ontwikkelen dat ten koste gaat van je creativiteit. Je rechterhersenhelft blijft zoals die was, zolang je met creatieve processen bezig blijft.

Voor balans in je leven, is het nuttig om beide hersenhelften te ontwikkelen. Dat betekent voor de goed georganiseerde persoon misschien wat meer onvoorspelbaarheid toelaten en controle loslaten. Voor de creatieveling betekent het oefenen in je organiseren.

Waarom zit daar dan toch zoveel weerstand? In willekeurige volgorde een aantal redenen:

• Vanwege de angst dat de creativiteit vermindert als je je gaat organiseren.
• Het hardnekkige idee dat creativiteit alleen kan ontstaan in een chaotische omgeving.
• Het is moeilijk. Je neigt nu eenmaal meer naar gebruik van je rechterhersenhelft. Dat gaat je makkelijk af.
• Je vindt het niet leuk. Je houdt je liever bezig met het creatieve proces dan met structureren.
• Je ziet het nut er niet van in.

Uit hersenonderzoek blijkt, dat je als je je linkerhersenhelft verder ontwikkelt, dat niet ten koste gaat van de rechter kant. Je vindt het moeilijk, omdat je van nature je rechterhelft beter ontwikkelt hebt. Daar nog verbetering in aanbrengen gaat makkelijker, dan het ontwikkelen van de linkerkant. Je creativiteit wordt niet minder van je organiseren. Creativiteit zit in je hersenen en niet in de omgeving, al kun je door je omgeving wel geinspireerd raken.
Juist als je structureren en organiseren heel vervelend vindt, blijkt het nuttig om er tijd in te investeren. Eenmaal op orde, hoef je er namelijk veel minder tijd in te steken dan eerst, waardoor er veel meer tijd overblijft voor dat creatieve proces. Je kunt ook je creatieve kracht inzetten om jezelf te stimuleren te organiseren en te structureren.

Begin eens met het structureren van iets waar je echt last van hebt. Altijd je sleutels kwijt? Zoek een goede plek voor je sleutels. Besluit dat het de vaste plek is. Verzin een stimulans om je sleutels daar te plaatsen. Ontwerp een sleutelkast of een sleutelhaak, maak een zichtbare prikkel of een auditieve om je sleutels daar te hangen. Kortom, zet je creativiteit in om te zorgen dat je sleutels een vaste plek krijgen. Dat maakt het voor jezelf veel leuker.

En daarna: hou vol! Nieuwe gewoontes moeten inslijten.

Carla van Wees, Het Betere Werken, 12 december 2011