“Dat kan niet gezond zijn”, was mijn eerste gedachte. Vervolgens heb ik gezocht naar waar het woord vandaan komt. Ik kende de term uit rugby natuurlijk, maar zocht de link naar HNW. Op Wikipedia vond ik uitleg over “scrum” in de ontwikkeling van software. Het betekent niets meer of minder dan dat er niet wordt afgewacht of de vorige fase van een project afgelopen is, maar er wordt tegelijkertijd gewerkt aan verschillende onderdelen en daarvoor moet intensief samengewerkt worden.

Tweede gedachte: “Wat heeft dat met Het Nieuwe Werken te maken?” Volgens mij niets. Dit kan in iedere werksituatie gedaan worden. Sterker nog, met z’n allen in een kamertje is volgens mij “klassiek” werken.

En waarom lange dagen maken? Dat heeft toch niets met effectiviteit te maken? Als je zo hard moet hollen om het op tijd af te krijgen, heb je iets fout gedaan met plannen.

Het zal ook niet voor elk project geschikt zijn. Ik hoorde laatst mijn man nog proberen duidelijk te maken aan een klant dat je met één vrouw een baby krijgt in negen maanden, maar dat dat niet wil zeggen dat je met negen vrouwen met een maand een baby hebt.

Het is op zich natuurlijk een prima methodiek om snel resultaat te behalen met een team, maar in de vorm van TNO lijkt het me ongezond en de link met HNW zie ik niet.

Ik loop nog niet warm voor “scrum” als vorm van HNW. Jij wel?

Carla van Wees, Het Betere Werken, 24-1-2012

Uit hersenonderzoek blijkt, dat intuïtie en creativiteit in de rechterhersenhelft te vinden zijn en plannen en organiseren in de linkerhersenhelft.

We gebruiken die hersenhelften allebei tegelijk, maar het is ook gebleken dat de ene persoon meer de rechterhelft gebruikt en een ander meer de linker. Met alle uitersten en gradaties die er mogelijk zijn.

Het is dus niet zo, dat als je als creatieveling je linkerhersenhelft gaat ontwikkelen dat ten koste gaat van je creativiteit. Je rechterhersenhelft blijft zoals die was, zolang je met creatieve processen bezig blijft.

Voor balans in je leven, is het nuttig om beide hersenhelften te ontwikkelen. Dat betekent voor de goed georganiseerde persoon misschien wat meer onvoorspelbaarheid toelaten en controle loslaten. Voor de creatieveling betekent het oefenen in je organiseren.

Waarom zit daar dan toch zoveel weerstand? In willekeurige volgorde een aantal redenen:

• Vanwege de angst dat de creativiteit vermindert als je je gaat organiseren.
• Het hardnekkige idee dat creativiteit alleen kan ontstaan in een chaotische omgeving.
• Het is moeilijk. Je neigt nu eenmaal meer naar gebruik van je rechterhersenhelft. Dat gaat je makkelijk af.
• Je vindt het niet leuk. Je houdt je liever bezig met het creatieve proces dan met structureren.
• Je ziet het nut er niet van in.

Uit hersenonderzoek blijkt, dat je als je je linkerhersenhelft verder ontwikkelt, dat niet ten koste gaat van de rechter kant. Je vindt het moeilijk, omdat je van nature je rechterhelft beter ontwikkelt hebt. Daar nog verbetering in aanbrengen gaat makkelijker, dan het ontwikkelen van de linkerkant. Je creativiteit wordt niet minder van je organiseren. Creativiteit zit in je hersenen en niet in de omgeving, al kun je door je omgeving wel geinspireerd raken.
Juist als je structureren en organiseren heel vervelend vindt, blijkt het nuttig om er tijd in te investeren. Eenmaal op orde, hoef je er namelijk veel minder tijd in te steken dan eerst, waardoor er veel meer tijd overblijft voor dat creatieve proces. Je kunt ook je creatieve kracht inzetten om jezelf te stimuleren te organiseren en te structureren.

Begin eens met het structureren van iets waar je echt last van hebt. Altijd je sleutels kwijt? Zoek een goede plek voor je sleutels. Besluit dat het de vaste plek is. Verzin een stimulans om je sleutels daar te plaatsen. Ontwerp een sleutelkast of een sleutelhaak, maak een zichtbare prikkel of een auditieve om je sleutels daar te hangen. Kortom, zet je creativiteit in om te zorgen dat je sleutels een vaste plek krijgen. Dat maakt het voor jezelf veel leuker.

En daarna: hou vol! Nieuwe gewoontes moeten inslijten.

Carla van Wees, Het Betere Werken, 12 december 2011

Met andermans apen doel ik op acties die mensen bij je neerleggen, omdat ze er vanaf willen (delegeren) of omdat ze niet verder komen zonder dat jij ze helpt aan informatie. Andermans apen zijn voor andere mensen heel belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat ze dat voor jou ook hoeven te zijn.

Het hangt sterk af van je takenpakket. De reserveringsmedewerker bij een theater zal echt iets moeten doen met die mailtjes waarin mensen kaarten aanvragen; anders doet hij zijn werk niet. En blijven de zalen leeg.

Maar je collega die in paniek aan je bureau staat omdat ze over twee dagen een rapport moet aanleveren waarin jouw informatie ook moet worden meegenomen, heeft haar eigen probleem deels zelf gecreëerd. (Misschien heeft ze last van uitstelgedrag? Dat is een heel ander verhaal… Voer voor een nieuw blogstuk.)

Ze wil de aap van haar schouder af, en op jouw schouder hebben. Wat te doen?

1. Bekijk hoe urgent haar probleem is, en hoe belangrijk. Staat haar baan serieus op de tocht als ze het niet op tijd van je krijgt? Of is haar rapport hoogstens ‘minder compleet’ en kan ze de informatie later aanleveren?
2. Denk terug aan hoe vaak ze dit op deze manier heeft aangepakt, en spreek haar daarop aan. Een oud-collega van mij had een poster naast haar bureau met daarop de tekst ‘Gebrek aan planning van jouw kant, hoeft nog geen spoed te betekenen van mijn kant’. Dat is dan wel weer het summum van klant-/collega-onvriendelijkheid… maar ergens klopt het wel.
3. Beoordeel of ze het (deels) zelf kan doen. Kun je haar verwijzen naar de informatie, die ze dan zelf nog moet bewerken of samenstellen? Daar heb je misschien in de toekomst nog meer aan! Je kunt mensen beter leren vissen, dan steeds een vis voor ze vangen.
4. Als je besluit jouw prioriteiten om te gooien: maak afspraken over nu en over de toekomst. Geef aan wanneer je de informatie voor haar beschikbaar hebt. Geef ook aan op welke termijn je haar verzoek voortaan wilt horen; bijvoorbeeld twee weken vóór haar deadline.

Sommige mensen zijn zo dienstverlenend dat apen bijna als vanzelf op hun schouder overspringen. Pas daarvoor op! Voor je het weet plannen je collega’s niet meer, omdat ze gewend zijn dat je toch altijd wel voor hen klaarstaat.

- Karen Visser, Het Betere Werken, 30 september 2011

Dus besteed ik tijdens een training ruim de tijd aan het verkennen van efficiënte en inefficiënte werkgewoonten, zowel op individueel als organisatieniveau. Om slimmere individuele werkgewoonten te creëren kijken we naar het ordenen van werkplekken, het aantal malen dat een e-mail geopend wordt voordat er iets mee gedaan wordt, het al dan niet inplannen van kerntaken en bureautijd, het vooruitschuiven van vervelende klussen en het uitstellen van beslissingen. Daarnaast is er ook binnen de bedrijfscultuur vaak een belangrijke efficiencyslag te maken.

Zo gaf ik onlangs een training aan medewerkers van een middelbare school. Nadat de gebruikelijke problemen van een kapotte beamer en het ontbreken van een flap-over en projectiescherm opgelost waren, gingen we aan de slag. Met de deur dicht en een aankondiging op de deur, zou je verwachten dat het duidelijk was dat de trainingruimte bezet was. Niets was echter minder waar, want tijdens de training zijn we tenminste zesmaal gestoord door iemand die even iets uit de ruimte moest pakken of even een boodschap door moest geven. De laatste inbreker op onze concentratie presteerde het zelfs om voor de beamer te gaan staan en een discussie te starten over het onaangekondigd bezet zijn van deze ruimte.

Nu heeft dit enerzijds natuurlijk veel te maken met individuele normen en waarden, maar ook veel met de heersende  bedrijfscultuur. Binnen deze organisatie vond men  het heel normaal  om in te breken in de werkprocessen van  een ander, zelfs wanneer er een specifiek verzoek is dit niet te doen. Wat er daarna gebeurde was echter nog veel interessanter. Het voorval wekte uiteraard de nodige irritaties op onder de aanwezige deelnemers, die niet onder stoelen of banken werd gestoken. Niets mis mee, want opgekropte emoties veroorzaken alleen maar lichamelijke klachten. Echter, na tien minuten stopte de discussie en was iedereen klaar om de draad weer op te pakken.

En hier manifesteert zich nu juist het probleem binnen zoveel organisaties. Mensen irriteren zich aan bepaalde zaken en uiten hun frustraties hierover. Vervolgens gebeurt er niets en keert dezelfde situatie weer terug. Waarna mensen opnieuw beginnen te klagen en opnieuw niemand het initiatief tot verandering neemt. Verspilde tijd dus. Terwijl het stellen van een paar belangrijke vragen en vervolgens nemen van een beslissing veel effectiever is. Wat zou het gewenste resultaat zijn? Wat is daarvoor nodig? Waar moeten we deze actie neerleggen? Wie gaat dat op zich nemen en op welke termijn?

Het denken in oplossingen in plaats van problemen en het aanwijzen van een eigenaar van deze oplossing, leidt niet alleen tot een belangrijke efficiencyslag maar ook een herdefiniëring van de bedrijfscultuur. Vijf minuten extra tijdsinvestering op de korte termijn, maar een wereld van verschil op de langere termijn.

Het leuke van training is dat je mensen direct met de neus op de feiten kunt drukken. Wat aldus leidde tot een gewenste oplossing en het aanwijzen van een verantwoordelijke om het probleem op te pakken. En een compleet andere energie. Omdat dit niet het enige probleem was wat aan de orde is gesteld, hebben de deelnemers de driedaagse training uiteindelijk verlaten met een flink aantal actiepunten, aanvullend op hun doorgaans toch al drukke agenda. Maar met de nieuwe handvaten voor taak- en timemanagement was dat natuurlijk geen enkel probleem!

- Marleen Holtkamp, 22 juli 2011

Het Nieuwe Werken speelt in op de behoefte om nieuwe arbeidsmarkten aan te boren, huidige werknemers met veranderende behoeften langer vast te houden en kosten te besparen. Moeders die om drie uur de kinderen uit school moeten halen, maar prima in de avond nog een paar uurtjes kunnen werken. Toekomstige jonge medewerkers van de nieuwe Y-generatie, die het grootste deel van hun studie vanachter hun PC doorlopen hebben en niet van plan zijn om voor een werkgever nu van negen tot vijf op kantoor te gaan zitten. Kantoorpanden die gehalveerd kunnen worden door flexibel met werkplekken om te gaan.

Outputgestuurd

Het Nieuwe Werken is output gestuurd; niet de gewerkte uren, maar juist de resultaten zijn van belang. Dat vraagt nogal wat van medewerkers. Efficiënt werken wordt nu niet alleen voor de werkgever, maar ook voor de werknemer van belang. En juist aan efficiënte werkgewoonten wil het nog wel eens ontbreken.

Inefficiënte werkgewoonten

Medewerkers hebben tegenwoordig te maken met enorme informatie- en werkstromen via e-mail. E-mail kan dagelijks gerust een paar uur van je werktijd in beslag nemen, zonder dat het tot enig concreet resultaat leidt. Tientallen onderbrekingen per dag doen een aanslag op de concentratie en kosten zo’n 3-7 minuten tijdverlies per keer. Het zoeken naar documenten die ergens  in de grote stapels of je harde schijf verdwenen zijn, kost zo’n 5-10% van je dagelijkse werktijd.

Het Betere Werken!

Om mensen te trainen in de nieuwe eisen die aan hen gesteld worden door Het Nieuwe Werken, is er nu Het Betere Werken! Deze werkplekmethodiek stelt mensen in staat om veel effectiever en meer gefocust te werken.  Door af te rekenen met uitstelgedrag, prioriteiten te stellen, aandacht voor communicatievormen te hebben, werkonderbrekingen te verminderen, eenvoudig te plannen, sneller en beter e-mail te verwerken en eenduidig te archiveren.

Implementatie van Het Nieuwe Werken vereist meer dan het creëren van randvoorwaarden in infrastructuur, communicatiestructuur en arbeidsverhoudingen; het vereist nieuwe specifieke vaardigheden van medewerkers.

- Marleen Holtkamp, Het Betere Werken, 22 juni 2011

Uit onderzoek blijkt dat men binnen 3 a 4 uur een reactie verwacht op een verzonden e-mail. Ik hoef je niet te vertellen dat die verwachting onrealistisch en niet haalbaar is. Ik werd laatst zelfs door een relatie gebeld dat ik al enkele uren niet op de mail had gereageerd! Blijkbaar zien we e-mail als een heel snel medium, maar echt realistisch is dat niet.

Uit de volle IN-boxen blijkt maar weer dat het snel beantwoorden van e-mail niet haalbaar is voor veel mensen. Het is realistischer om een reactie op de e-mail na 48 tot 72 uur te verwachten. Zullen we met elkaar afspreken dat e-mail geen haast middel is en dat als je snel een reactie wenst je gewoon even iemand opbelt (of langs loopt)? Als we allemaal deze reactie tijd voor ogen hebben, kun je zonder stress je e-mails eenmaal per dag afwerken. En je hoeft je niet meer te verontschuldigen dat de mail even een dag is blijven liggen; dat mag gewoon! Er zijn zelfs mensen die twee maal per week al hun e-mail afhandelen. Dat geeft wel rust in je dagelijkse werkzaamheden.

Uiteraard vergt dit een cultuuromslag bij jezelf en de mensen om je heen. Je kunt gerust met collega’s bespreken wat men van elkaar mag verwachten als het gaat om het beantwoorden van e-mails. Maak liever geen auto-reply met de mededeling wanneer men een antwoord van je kan verwachten; met auto-replys genereer je overbodige e-mails bij de verzenders en daar zit niemand op te wachten. Wel kun je in je e-mail handtekening een berichtje opnemen over de dagen waarop je werkt en bereikbaar bent en op welke momenten je je e-mail afhandelt. Zo zullen binnen no-time je werktijden bij iedereen duidelijk zijn.

Ook zien we e-mail als een middel om heel snel vragen en informatie te kunnen verspreiden. Het verzenden van een paar e-mails is zo gedaan. Best lekker om snel een boel vragen te kunnen uitzetten bij anderen. Helaas vinden we het ontvangen van e-mail een stuk minder leuk! Je werkdruk stijgt met het binnenkomen van elke nieuwe e-mail. Bedenkt je dus dat je voor elke verzonden e-mail je er ook weer één of meerdere terug krijgt! Je kunt je eigen werkdruk verlagen door simpel weg minder e-mails te versturen.

Je kunt onnodig veel e-mail ook voorkomen door zelf pro-actief te werk te gaan:

• Zend duidelijke berichten.
• Voeg een duidelijk onderwerp toe.
• Voorkom lange lappen tekst.
• Begin elk nieuw onderwerp op een nieuwe regel.
• Vermeld duidelijk wat men met je mail moet doen; verwacht je een reactie of was de mail puur informatief.
• Stuur niet onnodig veel ‘bedankt’ mails heen en weer. Stop de conversatie tijdig.

- Annemiek Tigchelaar, Het Betere Werken, 22 mei 2011

Dus geen gedachten over wat er een paar uur eerder misging of wat er nu mis zou kunnen gaan, en wat je allemaal nog voor vervelends kunt verwachten. Vaak zijn we met zulke negatieve gedachten bezig, zonder dat we het in de gaten hebben. In het ‘nu’  blijven dus.

Een ervaren coach naast me, merkte op dat ze altijd al zo werkte met klanten, dat ze het alleen niet zo noemde. Veel problemen komen voort uit bezig zijn met narigheid uit het verleden of op een negatieve manier vooruit lopen op de toekomst. Als je dat kunt oplossen of verwerken, wordt het leven vaak een stuk aangenamer.

Ook bij de trainingen van ‘Het Betere Werken’ blijken we heel ‘mindful’  bezig te zijn. We pleiten voor het met aandacht bezig zijn met één taak en zo min mogelijk te multitasken; om verstorende factoren (zoals je e-mailmelder) uit te zetten; om je taak af te ronden voor je met een nieuwe begint; om automatismen te bezien en eens iets anders te proberen. Heb je last van werkstress, volg dan een training van ‘Het Betere Werken’.

Heb je last van negatieve gedachten over het verleden waaruit weer negatieve gedachten over de toekomst voortkomen, waardoor je vastloopt in de taken van het heden, dan kan een cursus ‘mindfulness’ heel nuttig zijn. En koop nu niet dat boek over ‘mindfulness’, want dat verstoft maar in de kast!

- Carla van Wees, /Het Betere Werken, 24 februari 2011

1. Zorg dat wat je anders doet, niet extreem ver van je normale situatie en werkstijl afligt. Als je bijvoorbeeld houdt van afwisseling in je werk, bouw dan wat ruimte in voor ‘even wat anders doen’ en timmer je werkschema niet dicht met taken die urenlang duren.

2. Bedenk dat kleine veranderingen vaak meer impact hebben dan enorme besluiten. Pas als je elke dag iets anders doet, verandert er ook iets. Om in de dieetmetafoor te blijven: neem in plaats van twee koekjes bij de thee, er voortaan eentje. Dat houd je makkelijker vol dan helemaal niets. En kun je afbouwen naar een half koekje. Zo is het ook met werkgewoontes: elke dag aan het einde van de dag tien minuten je hoofd leegmaken (alle acties noteren, klaarleggen wat je morgen nodig hebt), is al een mooie stap op weg naar georganiseerd werken.

3. Maak veranderingen leuker voor jezelf. Beloon jezelf bijvoorbeeld met iets kleins, iedere keer wanneer je realiseert wat je had bedacht. Lees tien minuten dat leuke tijdschrift, nadat je een uur aan een vervelende taak hebt gewerkt. Volkswagen heeft hierover ‘the Fun Theory’ bedacht. Een leuk filmpje, dat ik vrijdag zag bij een seminar van Ben Tiggelaar. Heel inspirerend!

Hier enkele tips om snel bij te kunnen tanken:

- Neem de tijd om goed te bedenken waar je spaak loopt en hoe je die druk kunt verminderen. Loopt het op je werk even niet lekker, schroom dan niet om daar met je leidinggevende over te spreken. Voorkomen van erger is ten slotte beter dan genezen!

- Loopt het thuis even niet lekker? Bespreek dan samen hoe je de taken (tijdelijk) anders kunt verdelen of misschien wordt het tijd om hulp van buiten in te schakelen om bijvoorbeeld het huishouden (deels) over te nemen.

- Werk niet te veel over. Na 8 uur werken is echt je concentratie en energie op en heeft het weinig zin om nog langer door te werken. Tank liever ’s avonds lekker bij en ga er de volgende dag weer flink tegen aan.

- Beperk je activiteiten in de avond. Zeg bijvoorbeeld 1 week al je avondafspraken af en duik een paar avonden vroeg je bed in na een lange warme douche. Heerlijk met deze kou buiten!

- Neem als het kan een middag vrij en gebruik die tijd echt voor jezelf. Ga dus niet thuis klusjes doen of inkopen doen voor je familie, maar doe echt iets voor jezelf. Besteed tijd aan je hobby of bezoek bijvoorbeeld een middag een sauna of zwembad.

- Zoek geregeld even afleiding van alles om je heen. Ga bijvoorbeeld sporten om echt los te komen en je zinnen te verzetten. Natuurlijk mag je ook lekker op de bank gaan liggen om een leuke film te bekijken. Als je maar zorgt dat het je even afleidt van de dagelijkse dingen.

- Zorg er na het bijtanken voor dat je niet meteen weer omvalt van vermoeidheid. Let er in de drukke decembermaand op dat je voldoende rust neemt, goed de dingen plant en zo nu en dan eens ‘nee’ zegt tegen verzoeken. Of delegeer wat meer taken aan je huisgenoten en bestel de boodschappen online en laat ze lekker thuis bezorgen. Gemak dient de mens!

-          Annemiek Tigchelaar, Het Betere Werken/ 4 januari 2011