Beter werken dankzij een goede digitale hygiëne

door webredactie / 05 mei 2017 / Geen reacties

Aandacht voor hygiëne voorkomt dat je ziek wordt. Dat geldt ook voor je online werkomgeving. Want met een goede digitale hygiëne blijft je productiviteit en stressniveau op een gezond peil.

Zoeken, zoeken en nog eens zoeken. Naar bestanden, e-mails en webpagina’s. Wie kent het niet? We leven in een informatiemaatschappij en hebben informatie nodig om ons werk te kunnen doen. Maar soms loopt het de spuigaten uit: je harde schijf is een chaos, je Postvak IN puilt uit en in je bladwijzers ontbreekt ieder overzicht.

Dat zoeken kost heel veel tijd, die je natuurlijk niet hebt. En je raakt er ook nog eens gestrest van. Hoe zorg je ervoor dat alle informatie ook echt wat toevoegt en een bron van inspiratie is en blijft? En hoe voorkom je dat je eindeloos moet zoeken, terwijl de emmer overloopt? Met deze tips blijft je online werkomgeving schoon en netjes.

Tips voor een goede digitale hygiëne

Scheid het kaf van het koren

Belandt bij jou alles op een grote hoop? Of scheid je het kaf van het koren? Je kunt bij alle informatie uitgaan van twee categorieën: need-to-know en nice-to-know. Bij de eerste categorie gaat het om informatie die onmisbaar is voor je werk. De tweede categorie betreft vooral informatie die je nieuwsgierigheid bevredigt. Probeer voortdurend een schifting aan te brengen. En maak gerust een map ‘Nice-to-know’ aan als je het moeilijk vindt om bestanden in de laatste categorie weg te gooien.

Bewandel eens een andere weg

Voor veel breinwerkers is het versturen van mail een soort van tweede natuur. Voor het minste of geringste gaat er een e-mail uit. Probeer in plaats daarvan eens een andere weg te bewandelen en vraag jezelf af of je niet beter de telefoon kunt pakken of een sms’je kunt sturen. Vergeet daarbij niet dat je meer mail zult ontvangen als je zelf ook meer mailconversaties begint. Wil je minder mail in je inbox? Start dan zelf met minder mailen.

Gebruik een boomstructuur

Een boomstructuur brengt orde aan in de chaos. Bijvoorbeeld bij een grote verzameling van bestanden die je regelmatig nodig hebt. Ga daarbij op zoek naar een overkoepelende term en gebruik die voor de hoofdmap (‘Financiën 2016’). Hang daaronder meerdere submappen, zoals ‘Begroting’, ‘Jaarplannen’, ‘Bezuinigingen’ et cetera. Let op dat je alle onderwerpen die horen bij het onderwerp financiën ook echt onder ‘Financiën 2016’ hangt en geen subonderwerpen tot hoofdmap bombardeert.

Voorkom een zoektocht

In je brein bevindt zich de prefontale cortex, waar ons werkgeheugen zich bevindt. Die kan maar zeven zaken in één oogopslag overzien. Heb je veel meer dan die zeven aan mappen in je archief, dan wordt het dus een zoektocht. Je voorkomt dit door het aantal hoofdmappen te beperken tot ongeveer dat aantal. Als je daar ver overheen gaat, dan wordt de zoektocht naar bestanden meestal een frustrerende toestand.

Toe aan een digitale detox?

Worstel je met digitale stress? En een volle mailbox? Tijdens de Digitale Detox Dag gaat de bezem erdoor. Binnen één dag digitaal opgeruimd en meer rust in je hoofd!

Lees meer

Maak direct opruimen tot een gewoonte

Goede digitale hygiëne betekent dat je onderhoud pleegt op het juiste moment. Archiveer je bijvoorbeeld iets en zie je een document waarvan je bijna zeker weet dat je het niet meer zult gebruiken? Verwijder het dan meteen. Als je dit vaak genoeg doet, dan maak je direct opruimen tot een gewoonte. Je doet het dan op een natuurlijk moment en hoeft nooit meer uren te reserveren voor het opschonen van je archief

Laat je archief ook krimpen

Je archief hoort niet alleen mee te groeien met je werkzaamheden, maar ook mee te krimpen. Heb je bijvoorbeeld een project afgerond? Maak dan een onderscheid tussen verschillende soorten documenten. Sommige wil je bewaren, zodat je er ooit nog eens op terug kunt grijpen voor een vergelijkbaar project. Andere dienen waarschijnlijk alleen ter inspiratie en kun je beter weggooien. De houdbaarheidsdatum van informatie is namelijk al snel overschreden.

Stel jezelf deze belangrijke vraag

Twijfel je vaak of je iets weg kunt gooien of niet? Dan helpt het wellicht om jezelf de volgende belangrijke vraag te stellen. Dat is: kun je het bestand ook gemakkelijk terugvinden op een andere digitale plek in je organisatie? Denk aan SharePoint, het intranet of de g-schijf. Is het antwoord ja, dan gooi je het bestand weg. Niets is zo zonde van je tijd en energie als zelf dingen bewaren die ergens anders ook staan. Helemaal als je er op alle momenten makkelijk bij kunt.

Besef dat je niet alwetend bent

De hoeveelheid informatie waar je toegang toe hebt, neemt dagelijks enorm toe. Maar je mentale vermogen om informatie te verwerken, groeit niet in hetzelfde tempo mee. Daardoor groeit de kloof tussen je capaciteiten en de hoeveelheid beschikbare informatie. Dat maakt het belangrijk om te beseffen dat je niet alwetend kunt zijn. In plaats van dat je alles tot je wilt nemen, kun je jezelf beter afvragen waar je de belangrijkste informatie kunt vinden.

Wil je een steuntje in de rug? Op 4 september 2015 houdt Denise Hulst van Betere Werken samen met Marjan Crabtree van the ICT girl de Digitale Detox Dag. In één dag gaat de bezem door je digitale bestanden en meer. Ook heb je voortaan een goede archiefstructuur voor dat wat je wel wilt bewaren. En ten slotte zet je het mes in de informatie die je ontvangt. Meld je snel aan voor de Digitale Detox Dag!